Conditions générales de coaching

Version en vigueur à compter du 29 décembre 2024.

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Les présentes conditions générales de coaching (ci-après "les Conditions") régissent les relations contractuelles entre l’utilisateur (ci-après "l’Utilisateur") et le coach (ci-après "le Coach") dans le cadre des prestations de coaching réservées via la plateforme StudyLabs. En réservant une session, l’Utilisateur accepte sans réserve les Conditions suivantes. De même, en acceptant une session, le Coach accepte également celles-ci sans réserve.

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Article 1 - Objet

Les présentes Conditions ont pour objet de définir les droits et obligations réciproques entre l’Utilisateur et le Coach dans le cadre des prestations de coaching commandées par le biais de la plateforme StudyLabs.

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Article 2 - Nature des prestations

2.1. DESCRIPTION

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Le coaching est une prestation d’accompagnement personnalisé, adaptée aux besoins exprimés par l’Utilisateur. Les sessions peuvent inclure des conseils, des exercices pratiques, ou tout autre méthode d’accompagnement choisie par le Coach.

Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme StudyLabs, le coaching peut donc se matérialiser sous forme de cours particuliers ou d'un accompagnement méthodologique, qu'il soit général ou spécifiquement adapté à une matière donnée.

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2.2. EXCLUSION DE GARANTIE

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Le Coach ne garantit aucun résultat spécifique, l'efficacité du coaching reposant principalement sur la participation active et l'engagement de l'Utilisateur. Par conséquent, toutes les obligations du Coach envers l'Utilisateur sont exclusivement des obligations de moyens et non de résultat.

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Article 3 - Modalités de réservation

3.1. PRISE DE RENDEZ-VOUS 

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Les sessions de coaching sont réservées via la plateforme StudyLabs selon les disponibilités affichées par le Coach.

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3.2. PAIEMENT DE LA SESSION

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Le paiement des sessions de coaching s’effectue exclusivement à l’aide de crédits proposés à la vente par StudyLabs. Les crédits doivent être achetés au préalable sur la plateforme, puis utilisés pour effectuer la réservation d’une session. Aucune transaction monétaire directe entre l’Utilisateur et le Coach n’est autorisée, garantissant ainsi la gestion centralisée des paiements via StudyLabs.

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3.3. CONFIRMATION DE LA SESSION

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Une fois le paiement effectué par l’Utilisateur sur la plateforme, le Coach valide le créneau horaire réservé et confirme la réservation auprès de l’Utilisateur. 

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3.4. DÉROULEMENT ET SUPPORT DE LA SESSION

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Une fois le créneau réservé et confirmé, un lien sécurisé vers une salle virtuelle (via Google Meet) est automatiquement généré et transmis à l’Utilisateur et au Coach. Ce lien est unique à chaque session et ne peut être partagé avec des tiers sans l’accord explicite des deux parties.

La session se déroule exclusivement en ligne via ce lien, sauf disposition contraire expressément convenue entre l’Utilisateur et le Coach, et validée par StudyLabs.

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1. Accès à la session

• Les parties sont invitées à se connecter à la session au moins cinq (5) minutes avant l’heure prévue pour éviter tout retard.

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2. Responsabilités techniques

• L’Utilisateur et le Coach sont responsables de disposer de l’équipement nécessaire pour participer à la session (ordinateur, caméra, microphone, connexion Internet stable, etc.).
• StudyLabs ne peut être tenu responsable des interruptions ou de la qualité de la session en raison de problèmes techniques imputables à l’Utilisateur ou au Coach (ex. : coupure Internet, panne de matériel).

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3. Impossibilité technique d’assurer la session

En cas d’impossibilité technique d’assurer la session :

• Responsabilité du Coach : Si le problème technique est imputable au Coach (ex. : absence de connexion, panne d’équipement), l’Utilisateur aura le choix entre le report de la session à une date ultérieure ou le remboursement intégral des crédits dépensés.
• Responsabilité de l’Utilisateur : Si l’Utilisateur est à l’origine de l’impossibilité (ex. : absence de connexion, problème technique non signalé à l’avance), le Coach a le choix de considérer la session comme une annulation tardive, sans remboursement des crédits, ou de proposer un autre créneau pour son report.
• Problème indépendant des parties : Si l’impossibilité résulte d’un problème technique général (ex. : panne de la plateforme ou de Google Meet), StudyLabs organisera une nouvelle session sans frais supplémentaires pour l’Utilisateur ou le Coach.

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Article 4 - Conditions d’annulation

Article

4.1. PAR LE COACH 

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En cas d’annulation par le Coach, l’Utilisateur sera informé dans les plus brefs délais et pourra choisir entre :

• Le report de la session à une autre date.
• Le remboursement intégral des crédits payés.

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4.2. PAR L’UTILISATEUR 

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L’Utilisateur peut annuler ou reporter une session sans frais jusqu’à 48 heures avant l’heure prévue. Passé ce délai, aucun remboursement ne sera effectué.

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Article 5 – Droits et responsabilités des utilisateurs

5.1. DROITS DES UTILISATEURS

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L'Utilisateur bénéficie du droit d'accéder aux prestations de coaching proposées via la plateforme StudyLabs, conformément aux présentes Conditions. Il a également droit à un accompagnement professionnel et respectueux de la part du Coach, adapté à ses besoins spécifiques.

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5.2. RESPONSABILITÉS DES UTILISATEURS

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L'Utilisateur s'engage à respecter les règles suivantes lors de l'utilisation de la plateforme et des prestations de coaching :

• Informations exactes : Fournir des informations correctes et complètes lors de la création de son compte et de la réservation de sessions.
• Respect des horaires : Être ponctuel lors des sessions réservées. Tout retard ou absence non signalée est régi par les conditions d'annulation.
• Respect des règles de conduite : Observer les règles de courtoisie et de respect définies dans les présentes Conditions, y compris lors des échanges via la messagerie.

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5.3. INTERDICTION D’ENREGISTREMENT

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L'Utilisateur s’engage formellement à ne pas enregistrer, filmer, ou capturer les sessions de coaching, de quelque manière que ce soit, sans le consentement explicite et préalable du Coach. Toute tentative d’enregistrement à l’insu du Coach constitue une violation grave des présentes Conditions et peut entraîner :

• La suspension immédiate de l'accès à la plateforme.
• Une action en justice, conformément à la législation applicable sur la protection de la vie privée et les droits d'auteur.

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5.4. UTILISATION DES SUPPORTS ET INFORMATIONS

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Les supports pédagogiques ou les informations partagées par le Coach lors des sessions sont destinés exclusivement à un usage personnel et non commercial. Leur reproduction, diffusion, ou utilisation à d’autres fins sans l’autorisation du Coach est strictement interdite.

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5.5. SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENT

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En cas de non-respect de ces responsabilités, StudyLabs se réserve le droit de :

• Suspendre ou résilier l'accès de l'Utilisateur à la plateforme.
• Informer les autorités compétentes en cas de violation légale, notamment en matière d'enregistrement non autorisé.

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Article 6 – Droits et responsabilités du coach

6.1. DROITS DES COACHS

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Le Coach bénéficie des droits suivants dans le cadre de son activité via la plateforme StudyLabs :

• Autonomie dans les prestations : Concevoir et fournir des prestations de coaching en accord avec ses compétences et son expertise.
• Respect et courtoisie : Être traité avec respect et dignité par les Utilisateurs, conformément aux règles de conduite établies.
• Protection de ses droits d’auteur : Conserver la propriété intellectuelle de tous les supports pédagogiques ou contenus créés dans le cadre des sessions.

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6.2. RESPONSABILITÉS DES COACHS

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Le Coach s’engage à respecter les obligations suivantes :

• Prestation professionnelle : Fournir des prestations de qualité, adaptées aux besoins exprimés par les Utilisateurs, et respecter les objectifs convenus.
• Respect des horaires : Honorer les sessions programmées à l’heure prévue et informer rapidement l’Utilisateur et StudyLabs en cas d’empêchement.
• Confidentialité : Respecter la confidentialité des informations échangées avec les Utilisateurs, sauf obligation légale ou consentement préalable de l’Utilisateur.
• Interdiction d’enregistrement : Ne pas enregistrer, filmer, ou capturer les sessions de coaching sans l’accord explicite de l’Utilisateur.
• Neutralité et respect : S’abstenir de tout propos ou comportement discriminatoire, haineux, ou offensant envers les Utilisateurs.

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6.3. UTILISATION DE LA MESSAGERIE

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Le Coach s’engage à utiliser la messagerie (chat) de manière professionnelle, pour des échanges en lien direct avec les prestations de coaching. Tout usage non conforme (ex. : harcèlement, démarchage, etc.) est strictement interdit.

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6.4. SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENT

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En cas de non-respect de ces responsabilités, StudyLabs se réserve le droit de :

• Suspendre ou résilier le compte du Coach sur la plateforme.
• Informer les autorités compétentes en cas de violation légale, notamment concernant la confidentialité ou le respect des droits des Utilisateurs.

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Article 7 - Propriété intellectuelle

Le Coach conserve la propriété exclusive de tous les supports et outils pédagogiques utilisés ou remis lors des sessions. L’Utilisateur n’est pas autorisé à les reproduire ou les diffuser sans accord préalable.

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Article 8 - Confidentialité

Le Coach et l’Utilisateur s’engagent à respecter la confidentialité des informations échangées dans le cadre des sessions de coaching, sauf obligation légale contraire.

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Article 9 - Litiges

9.1. GÉNÉRALITÉS

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En cas de différend, l’Utilisateur et le Coach s’engagent d’abord à rechercher une solution amiable entre eux. À défaut, le litige pourra être résolu de la manière établie au point suivant.

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9.2. RECOURS A STUDYLABS COMME MEDIATEUR

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Si aucun accord amiable n’est trouvé, les parties peuvent soumettre leur différend à StudyLabs, qui agira en tant que médiateur. Cette procédure consiste à :

• Soumettre une description écrite du litige via l’espace dédié de la plateforme.
• Permettre à chaque partie (Utilisateur et Coach) d’exposer ses arguments et de fournir les éléments nécessaires à l’analyse du différend.
• Étudier les faits et émettre une recommandation non contraignante dans un délai de quinze (15) jours ouvrés.

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Le recours à StudyLabs en tant que médiateur doit être demandé par email à l’adresse contact@studylabs.be dans les plus brefs délais suivant la survenance du litige, avec une description précise de la nature du différend. Un rendez-vous sera ensuite proposé par l’équipe StudyLabs, éventuellement en visioconférence, pour examiner la situation. 

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9.3. NATURE DE LA MEDIATION

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La phase de médiation ne constitue pas une condition préalable à l'introduction d'une procédure judiciaire. Chaque partie conserve le droit d'engager une action en justice à tout moment pour résoudre le litige au fond, indépendamment de l'issue ou de la progression de la médiation menée par StudyLabs.

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9.4. LIMITATION DE LA RESPONSABILITE DE STUDYLABS

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En sa qualité de médiateur, StudyLabs intervient uniquement à titre de facilitateur pour aider les parties à parvenir à une résolution. StudyLabs ne peut être tenu responsable des décisions prises par les parties ou des éventuels dommages liés au litige.

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9.5. ISSUE DU LITIGE

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Si la médiation menée par StudyLabs échoue, les parties restent libres de recourir à d'autres mécanismes de résolution des différends, notamment judiciaires.

Cette procédure vise à favoriser un règlement rapide et équitable tout en maintenant la neutralité et la non-responsabilité de StudyLabs.

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Article 10 – Traitement des données personnelles

10.1. COLLECTE DES DONNÉES PERSONNELLES

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Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme StudyLabs, des données personnelles peuvent être collectées auprès des Utilisateurs et des Coachs afin d’assurer la bonne exécution des prestations de coaching. Ces données incluent, mais ne se limitent pas à :

• Informations d’identification (nom, prénom, adresse email, etc.).
• Informations liées aux sessions (historique des réservations, paiements effectués, échanges via la messagerie).

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10.2. FINALITÉS DU TRAITEMENT

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Les données personnelles collectées sont utilisées exclusivement pour :

• La gestion des comptes et des réservations sur la plateforme.
• Le traitement des paiements et des crédits.
• La mise en relation entre Utilisateurs et Coachs.
• L’amélioration des services proposés par StudyLabs.
• La gestion des litiges et des signalements.

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10.3. BASE LÉGALE DU TRAITEMENT

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Le traitement des données personnelles repose sur :

• L’exécution du contrat entre l’Utilisateur ou le Coach et StudyLabs.
• Le respect des obligations légales applicables, notamment du RGPD.
• Le consentement explicite de la personne concernée, lorsque requis.

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10.4. CONSERVATION DES DONNÉES

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Les données personnelles sont conservées uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités précitées et conformément aux obligations légales en vigueur.

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10.5. PARTAGE DES DONNÉES

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Les données personnelles ne sont jamais partagées avec des tiers à des fins commerciales. Toutefois, elles peuvent être transmises :

• Aux prestataires techniques et partenaires contractuels de StudyLabs pour la bonne exécution des services.
• Aux autorités compétentes, lorsque cela est requis par la loi.

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10.6. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

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Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou toute autre législation applicable, les Utilisateurs et Coachs disposent des droits suivants :

• Droit d’accès : Obtenir une copie des données personnelles traitées par StudyLabs.
• Droit de rectification : Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : Demander la suppression des données, sous réserve des obligations légales.
• Droit d’opposition : S’opposer à certains traitements dans des conditions spécifiques.
• Droit à la portabilité : Recevoir les données fournies dans un format structuré.

Ces droits peuvent être exercés en contactant StudyLabs à l’adresse suivante : privacy@studylabs.be.

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10.7. SECURITÉ DES DONNÉES

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StudyLabs met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation.

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10.8. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE TRAITEMENT DES DONNÉES

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StudyLabs se réserve le droit de modifier cette clause à tout moment pour se conformer aux évolutions législatives ou pour améliorer la protection des données. Toute modification sera notifiée via la plateforme.

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Article 11 – Règles de bonne conduite dans les échanges verbaux et écrits 

11.1. GÉNÉRALITÉS

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Dans le cadre des échanges verbaux et écrits effectués via la plateforme StudyLabs, que ce soit dans la messagerie (chat) ou au cours des sessions de coaching, les parties (Utilisateur et Coach) s'engagent à respecter les règles de bonne conduite établies aux points suivants.

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11.2. RESPECT ET DIGNITE

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Les parties doivent traiter leurs interlocuteurs avec respect, dignité et courtoisie. Tout comportement irrespectueux, dénigrant ou humiliant est strictement interdit.

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11.3. INTERDICTION DES PROPOS DISCRIMINATOIRES OU HAINEUX

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Les propos à caractère raciste, sexiste, homophobe, xénophobe ou tout autre discours incitant à la haine ou à la discrimination sont formellement interdits.

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11.4. INTERDICTION DES INSULTES ET MENACES

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L’utilisation d’un langage offensant, injurieux ou menaçant, de quelque nature que ce soit, est proscrite.

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11.5. CONTENU APPROPRIE

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Les échanges doivent rester centrés sur l’objet de la prestation de coaching. Toute discussion contenant des contenus inappropriés, obscènes, ou non liés au cadre professionnel est interdite.

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11.6. VERACITE ET TRANSPARENCE

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Les parties s’engagent à ne communiquer que des informations exactes et honnêtes. La diffusion de fausses informations ou la manipulation dans les échanges est interdite.

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11.7. CONFIDENTIALITE

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Les informations partagées dans le cadre des échanges doivent rester confidentielles et ne doivent pas être divulguées à des tiers sans l'accord préalable de la partie concernée.

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11.8. INTERVENTION DESTUDYLABS ET SANCTIONS APPLICABLES

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En cas de non-respect des règles énoncées, StudyLabs pourra intervenir pour analyser la situation. Les mesures pouvant être prises incluent :

• Un avertissement formel à l’encontre de la partie fautive
• Une suspension temporaire ou définitive de l’accès à la messagerie ou à la plateforme.
• Une transmission du dossier aux autorités compétentes en cas de violation grave, notamment en lien avec des propos discriminatoires ou haineux.

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Ces règles visent à garantir un environnement respectueux, inclusif et professionnel sur la plateforme StudyLabs, tant pour les Utilisateurs que pour les Coachs. Toute infraction grave pourra entraîner des sanctions immédiates, conformément à la politique de StudyLabs.

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11.9. SIGNALEMENT

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En cas de non-respect des règles légales ou communautaires dans le cadre des échanges via la messagerie (chat) de la plateforme, la partie s’estimant lésée peut signaler la discussion concernée via l’espace dédié à cet effet. Ce signalement sera automatiquement transmis à StudyLabs pour un examen approfondi.

L’ouverture d’un signalement déclenche une procédure interne d’analyse, au cours de laquelle StudyLabs examine les faits rapportés et les échanges dans la messagerie. Le résultat de cette analyse sera communiqué par email dans les plus brefs délais.

La partie s’estimant lésée est invitée à accompagner son signalement de tout document ou preuve additionnelle qu’elle juge utile pour faciliter l’évaluation et la résolution du différend. Cette procédure vise à garantir un traitement impartial et rapide des signalements effectués via le chat.

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11.10. ENCADREMENT DES RELATIONS ET RESPECT DU CADRE COLLABORATIF

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Dans le cadre des services proposés par StudyLabs, la mise en relation entre utilisateurs et coachs repose sur un modèle d’économie collaborative visant à garantir transparence, équité, et sécurité pour toutes les parties. Afin de préserver cet équilibre, il est demandé aux utilisateurs et aux coachs de s’engager à utiliser exclusivement les outils et processus mis en place par la plateforme pour gérer leurs interactions professionnelles.

Toute tentative visant à contourner la plateforme pour établir une relation contractuelle ou professionnelle directe, sans passer par les services de StudyLabs, pourrait compromettre l’intégrité et le bon fonctionnement de l’écosystème collaboratif. Une telle pratique constitue une violation des présentes conditions générales et expose les parties concernées à des mesures adaptées, pouvant inclure la suspension ou la résiliation de leur compte.

StudyLabs valorise l’autonomie et la liberté d’action des coachs dans la prestation de leurs services, mais rappelle que ces interactions, lorsqu’initiées via la plateforme, doivent respecter les principes fondamentaux de transparence et d’équité. Cette mesure vise à garantir un environnement collaboratif harmonieux, tout en permettant à chaque partie de bénéficier des avantages offerts par l'écosystème StudyLabs.

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Article 12 – Force majeure

Aucune des parties (Utilisateur ou Coach) ne pourra être tenue responsable de l'inexécution ou du retard dans l'exécution de l'une de ses obligations prévues par les présentes Conditions, si cette inexécution ou ce retard résulte d'un cas de force majeure.

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12.1. DÉFINITION DE LA FORCE MAJEURE

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La force majeure s'entend de tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur échappant au contrôle raisonnable des parties, rendant impossible l'exécution de leurs obligations. Sont notamment considérés comme cas de force majeure :

• Les catastrophes naturelles (inondations, tremblements de terre, tempêtes, etc.).
• Les incendies, explosions ou pandémies.
• Les pannes techniques majeures (coupures de courant, interruptions massives d’Internet ou de la plateforme StudyLabs).
• Les conflits sociaux (grèves, lock-out).
• Les actes de guerre, de terrorisme ou de sabotage.

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12.2. SUSPENSION DES OBLIGATIONS

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En cas de force majeure, les obligations de la partie empêchée seront suspendues pendant toute la durée de l’événement, sans qu’aucune responsabilité ne puisse être engagée à ce titre.

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12.3. NOTIFICATION

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La partie invoquant un cas de force majeure doit notifier l'autre partie dans les meilleurs délais, en précisant la nature de l'événement et son impact sur l'exécution des obligations contractuelles.

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12.4. DISSOLUTION DU CONTRAT

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Si l'empêchement lié à la force majeure se prolonge au-delà de trente (30) jours calendaires, chacune des parties aura la faculté de résilier le contrat concerné par simple notification écrite, sans indemnité, à moins qu’un accord amiable ne soit trouvé.

Cette clause vise à protéger les parties contre des situations exceptionnelles, en assurant une répartition équitable des risques en cas de circonstances imprévisibles.

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Article 13 – Limitation de responsabilité de StudyLabs

13.1. GÉNÉRALITÉS

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StudyLabs agit exclusivement en tant qu’intermédiaire facilitant la mise en relation entre les utilisateurs et les coachs. En conséquence, StudyLabs décline toute responsabilité pour les litiges, dommages, pertes ou préjudices résultant directement ou indirectement des interactions, contenus ou services échangés entre les parties via la plateforme.

StudyLabs ne garantit ni la qualité, ni l'exactitude, ni l'adéquation des prestations fournies par les coachs, ni l'atteinte des objectifs poursuivis par les utilisateurs. Les prestations de coaching proposées sur la plateforme relèvent de la responsabilité exclusive des coachs, qui agissent de manière autonome.

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13.2. INTÉGRATION D’OUTILS TIERS

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Concernant l'utilisation d'outils tiers, tels que Google Meet pour l'organisation des sessions de coaching, StudyLabs met à disposition des fonctionnalités facilitant l'accès à ces services mais ne peut garantir leur fonctionnement, leur disponibilité, ni leur sécurité. En cas de défaillance technique ou d'interruption du service de ces outils, StudyLabs ne saurait être tenu responsable des conséquences sur la tenue des sessions de coaching. Les utilisateurs et les coachs sont invités à s'assurer de disposer de l'équipement et des connexions nécessaires au bon déroulement des sessions.

Enfin, StudyLabs décline toute responsabilité pour les interruptions de service, problèmes techniques ou autres événements échappant à son contrôle, notamment ceux imputables aux outils tiers ou à des cas de force majeure. Les utilisateurs et coachs reconnaissent utiliser la plateforme et les outils associés à leurs propres risques et en assument l'entière responsabilité.

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Article 14 - Acceptation

L’Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions et les accepter dans leur intégralité avant de réserver une session de coaching.

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